Perusahaan melindungi & mensejahterakan karyawannya dengan berbagai macam tunjangan dan fasilitas, namun sering melupakan dua hal yang paling rentan & berharga yaitu waktu dan perhatian atau fokus karyawan.
Hal tersebut dibahas pada sebuah bab dalam buku It Doesn’t Have to Be Crazy at Work dan boleh dibilang saya setuju apa yang tertulis.
Mirip dengan tidur dimana memerlukan berbagai tahapan sebelum akhirnya mencapai tidur nyenyak. Untuk mencapai fokus tingkat tinggi atau zone dalam bekerja juga berlaku hal yang sama, terutama dalam dunia IT.
Pembuatan software merupakan dunia kreatif dimana greater input does not equal greater output dan inspirasi kadang datang diwaktu yang tidak terduga. Gangguan perhatian sedikit saja perlu waktu yang tidak sedikit untuk mengembalikan perhatian dan fokus terhadap yang sedang dikerjakan.
Untuk menjaga fokus ini saya pribadi selalu aktifkan mode silent dan mematikan notifikasi Facebook, Twitter dan email. Bahkan ketika butuh fokus tinggi, internet pada gadget saya matikan atau bahkan saya matikan.
Tidak semua perusahaan atau manajemen sadar akan hal ini. Untungnya tempat saya bekerja saat ini, khususnya di bagian divisi engineering, sadar akan pentingnya waktu dan perhatian karyawan ini.
Berikut ini adalah tips dari buku Rework dan It Doesn’t Have to Be Crazy at Work dimana ada yang sudah dan ada yang sedang berusaha diterapkan ditempat saya bekerja saat ini.
Chat dan Email Nggak perlu Dibalas Cepat, Balas Saat Senggang
Chat dan email merupakan distraksi terbesar dalam bekerja karena sebagian besar orang masih beranggapan bahwa chat dan email harus cepat dibalas.
Karena tidak segera dibalas, mereka mengirim chat terus hingga dibalas atau beberapa kali kirim email follow up.
Hal inilah yang salah karena mengganggu waktu dan perhatian seseorang saat bekerja.
Chat dan email seharusnya merupakan hal yang tidak perlu dibalas dengan cepat dan cukup dibalas saat senggang.
Tulis Chat dan Email Secara Lengkap Sekali Kirim
Chat yang tipe oneliner seperti “bro” atau “oi” adalah bentuk chat yang salah.
Agar chat bisa dibalas kapanpun sesuai konteks seharusnya langsung ditulis secara lengkap. Misal seperti berikut:
“Bro mau tanya, maksudnya kode pada file example.rb baris ke 30 itu maksudnya gimana ya?”
Begitu juga dengan email, saat mengirim email juga harus komplit dalam sekali kirim sehingga saat dibaca saat senggang, orang yang membaca tersebut paham apa konteks dan maksud email yang dikirimkan.
Kalau Ditelepon Tandanya Urgent
Dengan adanya aturan main bahwa chat dan email merupakan hal yang tidak perlu dibalas dengan cepat, hal tersebut membuat lebih santai dalam membuka aplikasi chat dan email.
Selain itu dalam satu tim terdapat ekspektasi yang sama: kalau kirim lewat chat atau email jangan harap dibalas cepat.
Untuk menandakan ada sesuatu yang urgent dan penting untuk mendapatkan respon cepat, maka dilakukan panggilan telepon.
Kurangi atau Hilangkan Meeting Jika Memungkinkan
Seperti yang disebut dalam buku Rework, meeting itu racun. Racun yang menghisap waktu produktif bekerja. Meeting biasanya akan menghasilkan meeting yang lain.
Orang tidak banyak yang sadar, meeting 1 jam dengan 10 orang itu sama halnya menggunakan waktu 1 x 10 = 10 jam waktu produktif karyawan.
Meeting seharusnya opsi terakhir jika opsi - opsi yang lain seperti melalui email atau chat masih dirasa kurang.
Untuk mengetahui berapa cost saat dilakukan meeting dapat menggunakan aplikasi web bernama Free Meeting Stat. Aplikasi tersebut menghitung meeting berdasarkan meeting kita confirm akan hadir.
Gambar dibawah ini adalah contoh hasil dari Free Meeting Stat milik saya dalam beberapa bulan terakhir.
Jika Memang Harus Meeting, Batasi Waktunya
Jika memang harus ada meeting maka wajib dibatasi waktu. Misal, saat stand-up meeting per orang maksimal 2 menit, pembahasan detail janjian diluar meeting.
Kerja Secara Remote
Total waktu berkendara berangkat dan pulang kantor sehari bisa memakan 1 - 3 jam atau bahkan lebih. Padahal waktu tersebut bisa dialihkan untuk yang lain. Selain itu dengan kerja remote distraksi jauh lebih sedikit sehingga bisa lebih fokus dalam bekerja.
Tidur 7 - 9 Jam Semalam
Hal terakhir adalah berdasarkan pengalaman pribadi, yaitu tidur. Poin - poin sebelumnya akan percuma jika malam sebelum kerja mengalami kurang tidur.
Chat dan email tidak dibuka, telepon tidak ada, dan meeting juga tidak ada, yang terjadi bukannya saya produktif, tetapi malah ngantuk dan tertidur. :)
Dengan cukup tidur, secara tidak langsung juga menguntungkan perusahaan karena karyawan jarang sakit dan reimbursement obat berkurang.
Orang yang cukup tidur seharusnya tidak mudah sakit. Risiko penyakit seperti kanker dan stroke juga menurun. Untuk lebih detail bisa disimak slide Tips Mujarab Untuk Peningkatan Produktivitas mengenai tidur yang pernah saya buat.
Penutup
Sebagi penutup, dalam rangka menjaga waktu dan perhatian atau fokus bekerja cukup lakukan beberapa hal ini: cukup tidur, tutup chat, tutup email, dan hindari meeting.
Sumber gambar pertama: @reworkpodcast
